Inkoopmanagement

Vanuit de centralisatie van de financieel diensten binnen middelgrote en grote organisaties (Shared Service Centers) is de vraag ontstaan naar web based workflow toepassingen ter ondersteuning van het decentrale inkoopbeleid.

Digit Control werkt met een standaard inkoopmodule die aan de hand van uw huidige werkwijze wordt geconfigureerd en daardoor uniform inzetbaar is. Het initiëren van de aankoop en het beheer van contracten worden in het inkoopsysteem bijgehouden. Doordat er een autorisatieschema controleert op de tekenbevoegdheid, rechten en plichten wordt de inkoopaanvraag via vaste stappen door de organisatie gestuurd, net zo lang totdat de budgethouder met voldoende tekenbevoegdheid de opdracht geeft tot aanschaf. De inkoopopdracht wordt vervolgens naar uw leverancier via de fax, mail of post verstuurd met een uniek nummer. Het nummer wordt gebruikt om de factuur elektronisch te vergelijken met de orderdatabase.

Uw inkoopafdeling kan zich concentreren op de hoofdtaak, het maken van goede afspraken en behalen van inkoopvoordeel. Het is alleen mogelijk om goederen of diensten te bestellen die buiten de reguliere afspraken vallen indien het afdelingshoofd en de inkoopafdeling daar toestemming voor heeft gegeven. Hierdoor kan de budgethouder beter zijn uitgaven beheren.

De grootste winst wordt echter op de crediteurenafdeling gehaald. De facturen hoeven namelijk niet meer langs de tekeningsbevoegde ter accordering. Alleen als de factuur afwijkt van de inkoopdracht kan de budgetverantwoordelijke geraadpleegd worden. Dit verkort het accorderingsproces aanzienlijk. Helemaal als de factuur middels een factuurmanagement systeem wordt verwerkt. Zie: Factuurmanagement ordermatching

Informatie aanvragen